Ein Programm. Alles unter einem Dach.

Anna: Herzlich willkommen zu unserem Podcast! Mein Name ist Anna, und ich freue mich riesig, heute zusammen mit Michael über ein wirklich spannendes Programm zu sprechen: das Benutzerhandbuch für Archivalis Ai - Files. Hallo Michael!

Michael: Hallo Anna! Schön, wieder hier zu sein. Archivalis ist wirklich ein extrem vielseitiges Werkzeug, wenn es darum geht, Ordnung in das eigene digitale Chaos zu bringen.

Anna: Absolut! Lass uns doch direkt am Anfang anfangen. Wie liest man denn überhaupt seine Daten in das Programm ein?

Michael: Das ist denkbar einfach, Anna. Über den Button "Quellordner hinzufügen" wählt man einfach den gewünschten Ordner aus. Archivalis liest diesen dann samt allen Unterordnern ein. Man kann sogar mehrere Ordner gleichzeitig offen haben, selbst auf Netzlaufwerken. Wichtig zu wissen ist auch: Versteckte Dateien sowie die eigenen Ablageordner des Programms werden automatisch übersprungen, damit der Scan nicht in eine Endlosschleife gerät.

Anna: Das ist clever durchdacht. Und wie sieht es aus, wenn man Tausende von Dateien hat und nach etwas Bestimmtem sucht?

Michael: Auch dafür ist gesorgt. Die Suchleiste filtert direkt während des Tippens. Über eine Auswahlliste kann man gezielt zwischen Kategorien wie Dokumente, Bilder, Videos, Audio oder Duplikate umschalten und das Ganze mit Unterfiltern wie PDF, Word oder Text weiter eingrenzen. Ein Klick auf die Spaltenüberschriften sortiert nach Name, Größe, Aufnahmedatum oder Pfad. Außerdem gibt es eine praktische Dateivorschau auf der rechten Seite inklusive Umbenennen und Schnellfunktionen.

Anna: Du hast eben schon das Thema Duplikate angesprochen. Wie spürt Archivalis doppelte Dateien auf? Vergleicht das Programm einfach nur die Dateinamen?

Michael: Nein, eben nicht, und das ist die große Stärke! Archivalis vergleicht den echten Dateiinhalt über eine SHA-256-Prüfsumme. Zwei identische Fotos werden also selbst dann als Duplikate erkannt, wenn sie völlig unterschiedlich heißen. Bei Dateien ab 1 Megabyte wird die Prüfsumme aus Anfang, Mitte und Ende zusammen mit der Dateigröße gebildet. Über die Auto-Auswahl kann man dann zum Beispiel automatisch die älteste oder neueste Kopie behalten und die übrigen in den Papierkorb verschieben.

Anna: Das spart natürlich enorm viel Speicherplatz. Aber wie sieht es mit Fotos und Videos aus? Wie hilft das Programm beim Sortieren der Urlaubs- und Familienbilder?

Michael: Für Medien gibt es die Funktion "Medien Sortieren (Jahr/Monat)". Das Programm liest das echte Aufnahmedatum aus den EXIF-Daten bei Fotos oder der MP4-Struktur bei Videos aus. Danach wird alles sauber in Ordnerstrukturen wie "Fotos/2024/05_Mai" einsortiert. Bevor etwas verschoben wird, sieht man in einem Prüffenster jeden einzelnen Vorschlag und kann den Zielpfad noch anpassen.

Anna: Stichwort Datenschutz bei Fotos: Gibt es da Besonderheiten, wenn beispielsweise Ortsnamen ermittelt werden sollen?

Michael: Ja, sehr wichtige sogar! Man kann Ortsnamen über OpenStreetMap ermitteln lassen. Diese Funktion ist aber standardmäßig ausgeschaltet, weil dabei GPS-Koordinaten an einen externen Dienst gesendet werden. Ganz wichtig: Die Fotos selbst werden niemals übertragen, und Archivalis nutzt die Orte primär für Slideshow-Texte und Bildanalysen.

Anna: Sehr beruhigend zu wissen. Wie funktioniert das Ganze denn bei Musiksammlungen, Michael?

Michael: Bei Musik liest Archivalis zuerst vorhandene ID3-Tags. Was fehlt – also Künstler, Titel, Album, Jahr oder Genre –, erkennt die gewählte KI. Damit Musikalben einheitlich erkannt werden, analysiert die KI mehrere Songs eines Ordners auf einmal. Ganz stark ist auch das Schreiben der Tags: Archivalis schreibt die erkannten Daten direkt in die Datei zurück, ohne den Audio-Stream neu zu kodieren. Vor dem Speichern wird sogar bitgenau geprüft, ob die Audiodaten unverändert geblieben sind und das Cover erhalten bleibt!

Anna: Wahnsinn! Und wie sieht es bei Dokumenten aus? Kann die KI auch Verträge, Rechnungen oder Notizen analysieren?

Michael: Ja, absolut. Man kann Dokumente anhaken und Zusammenfassungen erstellen, eigene Prompts nutzen oder sogar Arbeitsabläufe wie das Generieren von TODO-Listen oder Ausgaben-Analysen starten. Beim KI-Sortieren liest das Programm jedes Dokument, schlägt einen Ordner vor und zeigt transparent seinen KI-Gedankengang an. Über die Funktion "Ordnerstruktur automatisch einlesen" kann Archivalis sogar die bereits bestehende Ordnerstruktur auf dem PC erfassen und neue Dokumente passgenau dort einsortieren.

Anna: Das klingt extrem praktisch. Aber was ist mit vertraulichen Daten wie Namen, IBANs oder Telefonnummern auf Rechnungen?

Michael: Dafür gibt es ein umfassendes Anonymisierungssystem mit acht unabhängigen Filtern. Ob Namen, IBANs, Geldbeträge, E-Mail-Adressen, Geburtsdaten oder Vertragsnummern: Aktivierte Filter ersetzen diese empfindlichen Angaben durch nummerierte Platzhalter, bevor der Text an eine Cloud-KI geschickt wird. Nach der Antwort der KI setzt Archivalis die echten Werte lokal auf deinem Rechner wieder ein. So bleiben vertrauliche Daten geschützt.

Anna: Und wer maximale Sicherheit möchte?

Michael: Der nutzt einfach den Knopf "Maximale Anonymisierung – alles", der zusätzlich jede Zahl durch Sternchen ersetzt, oder nutzt eine lokale KI, bei der ohnehin alles direkt auf dem eigenen Rechner bleibt.

Anna: Lass uns zum Schluss noch über zwei tolle kreative Features sprechen: das Podcast-Studio und das Erstellen von Slideshows oder Videos!

Michael: Das Podcast-Studio verwandelt ausgewählte Dokumente in ein lebendiges Gespräch zwischen zwei Sprechern, genau wie wir es hier machen! Man kann das Skript vor der Vertonung anpassen oder sogar ein völlig eigenes Skript ohne KI schreiben. Für die Audioausgabe stehen verschiedene Sprach-Engines bereit, wie Chatterbox lokal auf dem PC, Microsoft-Sprachdienste oder die eingebaute Windows-Sprachausgabe.

Anna: Und wie wird aus Fotos ein fertiger Film?

Michael: Über die Funktion "Slideshow erstellen" führt ein Assistent in sechs Schritten durch den Prozess. Man wählt die Reihenfolge der Bilder und Videos, legt das Thema und den Erzählstil fest – wie Reise, Familie oder Fakten – und das Programm erstellt ein fertiges Video im Format 16:9 mit 1080p Auflösung, sanften Kamerafahrten, Titeln, Untertiteln, Hintergrundmusik und gesprochener Erzählung.

Anna: Das Benutzerhandbuch von Archivalis Ai - Files zeigt wirklich, wie durchdacht und leistungsfähig diese Software ist. Vielen Dank für diese detaillierten Einblicke, Michael!

Michael: Sehr gerne, Anna! Es hat wie immer großen Spaß gemacht.